Регулярный объем информации, поступающий к нам постоянно, увеличивается. Зачастую, актуальная и полезная часть в объеме очередной порции поступившей информации ничтожно мала. Особенно это актуально, если спроецировать ситуацию на рабочих процессах.
Наш мозг из поколения в поколение подстраивается к этому, логарифмически растущему, объему поступающей информации. Наши дети будут получать ее порции ещё большего объема. Поэтому критически важно научиться оперативно, именно оперативно, а не просто «быстро» обрабатывать новую информацию:
- вычленять главное
- устанавливать приоритет
- встраивать в «общую информационную картину».
Освоение этого простого механизма, действительно, значительно упрощает жизнь. Вроде я тут много сложных словесных конструкций написал. Но, если задуматься, то все вышесказанное легко можно перенести в тривиальные дела: начиная от своевременной покупки зубной пасты домой, до принятия критически важных решений на своей должности на работе.
Холодная голова — идеальный инструмент в решении вопросов и принятии решений любой сложности. Другое дело — не всегда получается держать «голову холодной». Человек — существо социальное (и эмоциональное). От эмоций невозможно уйти или избавиться, но ими можно эффективно управлять. Но это уже тема для другой статьи.
Не стану делать из материала скучный лонгрид, перейду к конкретике.
Для эффективного манипулирования информацией уже очень давно не подходят списки, закладки, заметки и блокноты.
Ментальные карты и, особенно, блок-схемы (как вариации друг друга) помогают не только сократить объемные данные до тезисной конкретики, но и привести их в структуру и встроить в «общую информационную картину».
При усвоении новой информации практично рассматривать ее с нескольких сторон — это уменьшает время на ее обработку:
-
- канал обращения информации (например, если информация поступает через мессенджеры, то, вероятно, обратную связь давать удобнее и быстрее через них; если некая информация отражена в структуре (схеме, инфографике) на бумаге, то, вероятно, правки и добавления новых данных удобнее вам будет фиксировать на бумаге, и т.п.);
-
- при постановке приоритета для поступившей новой информации важно учитывать существующие (и возможные) связи новой информации с другими объектами и субъектами вашей существующей «общей информационной картины»;
-
- чтобы новые задачи (дела) закрывать быстрее, эффективнее, стоит делить их на максимально конкретные действия (которые, в зависимости от наличия связей с другими элементами «картины» (делами), стоит объединять (например: на следующей неделе пора менять масло в машине, заглянул в «карту», а там ещё нужно «переобуть» машину и разгрузить багажник — объединяем, закрываем несколько дел из разных веток вашей «картины».
Здесь понятия «общая информационная картина» — это то, как вы фиксирует свои дела (если вы их не фиксируете — попробуйте начать делать это — вы перестанете забывать сделать то или иное, станете более пунктуальными, вы сможете делать больше за то же время). Вы можете фиксировать «картину» в ежедневник, на маркерную доску, или просто клеить стикеры на обои — не имеет значения.
Делание «картины» — это процесс который направлен на структурирование информации в вашей голове, а не на делание «картины».
Потеряв свой ежедневник, вероятно, вы сможете по памяти восстановить информацию из него на 80-90%. Это конечно, не 100% — но без использования описанных выше методик, вы постоянно теряете 60-70% поступающей информации, в принципе. Оцените иронию.
Мы в PlusDM давно применяем ментальные карты и блок-схемы в работе. Например, с их помощью мы строим планы развития и работы на перспективы разной продолжительности. Когда-то мы писали длинные инструкции по реализации бизнес-процессов, теперь мы оформляем бизнес-процессы и регулярные рутинные действия в ментальные карты. Потому что это: быстро, легко передать большой объем информации другому человеку (даже без опыта), легко изменять карты и схемы онлайн.
Очень не маловажным фактором являются сами инструменты: например, программы для формирования «информационных картин». Их огромное многообразие, но некоторые из них платные, другие с ограниченными функционалом или просто неудобные.
В любом случае, вы сами определяете для себя инструменты, которыми вам пользоваться удобно. Важно помнить, что надёжный, практичный и удобный инструмент — это пол дела (старый кривой гвоздь можно долго пытаться вытащить плоскогубцами, а можно вытащить одним движением гвоздодера).
Что ещё хочется сказать по теме: попробуйте структурировать свои дела на сегодня, завтра, неделю, год. Да, планирование, структурирование занимает не мало времени. Но даже упорядоченный хаос — это порядок, в отличии от ситуации наоборот.
С наилучшими пожеланиями вашему бизнесу,
руководитель Маркетинговой группы PlusDM
Гребенкин Евгений
0 комментариев